Check-list diagnostica: assessment status Ufficio Gare 1 / 6 Categoria: AREA 1: GESTIONE DELLE SCADENZE 1. Tematiche: Scadenze manuali, Gestione delle proroghe e Pianificazione timeline. Le deadline vengono monitorate attraverso fogli Excel o agende cartacee Non esiste un sistema automatico di alert per le scadenze Le scadenze vengono comunicate verbalmente o via email Negli ultimi 6 mesi abbiamo richiesto almeno 2 proroghe dell'ultimo minuto Ci sono state gare dove abbiamo rinunciato per motivi di tempistica Le proroghe vengono scoperte quando ormai è troppo tardi per organizzarsi I tempi di preparazione vengono stimati "a sensazione" Non esistono template di pianificazione per tipologia di gara Le attività si sovrappongono senza una logica di priorità 2 / 6 Categoria: AREA 2: CARICO DI LAVORO E PRIORITIZZAZIONE 1. Gestione simultanea, Visione d’insieme, Criteri di selezione Seguiamo più di 5 gare in contemporanea senza una matrice di priorità Tutti nel team lavorano su tutto senza specializzazione Non esiste un responsabile unico per ogni singola gara Non abbiamo una dashboard che mostri tutte le gare in corso Per sapere lo stato di una gara bisogna chiedere direttamente al responsabile Le riunioni di allineamento durano più di 30 minuti per fare il punto Partecipiamo a gare senza una valutazione preventiva strutturata Non abbiamo criteri oggettivi per decidere a quali gare partecipare Le decisioni go/no-go vengono prese in base alla disponibilità del momento 3 / 6 Categoria: AREA 3: GESTIONE DOCUMENTALE 1. Tematiche: Standardizzazione, Controllo versioni, Riutilizzo contenuti. Ogni offerta viene scritta partendo da zero I modelli di documenti cambiano tra colleghi o reparti Non esistono template approvati e condivisi per le diverse tipologie di gara Capita di lavorare su versioni diverse dello stesso documento I file vengono condivisi via email con nomi tipo "finale_v2_definitivo" Non c'è un repository centralizzato per i documenti di gara Riscriviamo ogni volta parti tecniche simili Non abbiamo un database di contenuti riutilizzabili I prezzi e le analisi costi vengono rifatti per ogni gara simile 4 / 6 Categoria: AREA 4: APPROVAZIONI E CONTROLLI 1. Tematiche: Processo di approvazione, Tracciabilità, Processo di approvazione Le approvazioni avvengono principalmente via email Non sempre è chiaro chi deve approvare cosa Capita che documenti vadano in presentazione senza tutte le approvazioni Non abbiamo un audit trail di chi ha modificato cosa e quando Le versioni finali si perdono nelle caselle email Difficile ricostruire il processo decisionale di gare passate Il controllo qualità finale è fatto dalla stessa persona che ha redatto Non esistono check-list di controllo standardizzate Gli errori vengono scoperti solo dopo la presentazione 5 / 6 Categoria: AREA 5: MONITORAGGIO E ANALYTICS 1. Tematiche: Dashboard e reportistica, Analisi performance, Continuous improvement L'unico modo per sapere a che punto è una gara è chiedere a voce Non abbiamo indicatori in tempo reale sullo stato delle procedure I report per la direzione vengono preparati manualmente ogni volta Non monitoriamo il nostro tasso di successo per tipologia di gara Non facciamo analisi delle cause di insuccesso Non abbiamo storico degli investimenti di tempo per tipologia di offerta Non raccogliamo feedback sistematici sui processi Le lezioni apprese non vengono documentate e condivise Ripetiamo gli stessi errori in gare simili 6 / 6 Categoria: AREA 6: GESTIONE DEL TEAM 1. Tematiche: Stress e burnout, Competenze e formazione, Comunicazione interna Il team lavora sistematicamente oltre l'orario per rispettare le scadenze C'è alta rotazione del personale nell'ufficio gare Le ferie vengono rimandate quando ci sono gare in corso Non tutti nel team hanno le stesse competenze su tutti i tipi di gara La conoscenza è concentrata su 1-2 persone chiave Non abbiamo piani di formazione specifici per il tender management Lascia i tuoi dati per vedere il risultato. NomeCognomeEmailazienda Il tuo punteggio è
