Gestione gare: pronti per la Sanità di domani
La gestione delle gare farmaceutiche richiede tecnologie in grado di ridurre i margini di errore, tracciare i flussi e assicurare la piena compliance con le normative del settore. Sono questi i requisiti indispensabili per la Sanità di domani.
La preparazione di una gara è sempre il risultato di un lavoro di team tra la funzione commerciale, il marketing, il reparto tecnico e l’ufficio gare che è in contatto diretto con gli agenti sul territorio.
L’ufficio gare è responsabile della predisposizione della documentazione: dalla registrazione del bando, alla raccolta e verifica della documentazione richiesta, in coordinamento con le diverse funzioni aziendali. Non tutte le aziende farmaceutiche, però, hanno lo stesso grado di maturità organizzativa. Purtroppo, non mancano ancora oggi i casi di aziende sprovviste di un gestionale specifico per le gare che salvano i dati raccolti, utilizzando una metodologia di lavoro basata sull’utilizzo di fogli di calcolo e di file word e una gestione dei flussi attraverso la posta elettronica.
I segreti della gestione gare: precisione, efficienza e compliance
Il principale motivo che dovrebbe spingere un’azienda a dotarsi di una soluzione per la gestione gare riguarda, innanzitutto, la riduzione delle probabilità di errore. Per le aziende che partecipano a numerose gare durante l’anno è fondamentale predisporre la documentazione in maniera impeccabile dal punto di vista formale e dei contenuti, pena l’esclusione e la perdita di preziose opportunità di business. Di fondamentale importanza è poi il risparmio di tempo che si ottiene con l’automazione delle procedure e dei flussi di approvazione. Infine, un aspetto di grande attualità e assolutamente da non sottovalutare è la compliance con il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo previsto dal Decreto Legislativo 8/06/2001 n. 231 e con le normative sui nuovi reati in materia ambientale e di antiriciclaggio.
I vantaggi di una gestione efficace delle gare
Dat@gon, la soluzione per la gestione gare sviluppata da Revorg, traccia l’intera procedura e garantisce la trasparenza del flusso di approvazione e di trasmissione delle quotazioni economiche, evidenziando la disponibilità di prodotto, di mezzi di vendita, o di presidio tecnico di una determinata area territoriale.
La soluzione offre, poi, una solida base statistica e le informazioni raccolte confluiscono in report che consentono di intervenire in modo tempestivo con investimenti specifici.
Dat@gon riduce, inoltre, i tempi della divulgazione delle informazioni, standardizzando la documentazione trasmessa dalla forza vendita e contribuendo a migliorare la programmazione del lavoro, anche nella fase di esecuzione del contratto.
Ogni tappa del percorso è tracciata e conforme alle normative sulla responsabilità aziendale, in materia ambientale e di antiriciclaggio, in quanto è garantita la piena coerenza tra processo, procedura e operatività.
Dat@gon è lo strumento che consente alle aziende farmaceutiche di adottare scelte ponderate per arrivare pronte alla gara molto prima della scadenza. Un valido aiuto per tutte quelle aziende che operano in diverse sedi a livello mondiale, in quanto la soluzione è già stata ampiamente testata in Paesi con caratteristiche simili al sistema sanitario italiano.
Gli sviluppi della gestione gare: l’analisi di profittabilità
Una linea di analisi, particolarmente utile per le aziende farmaceutiche, diagnostiche e medical-device, sviluppabile a partire dalla gestione della quotazione è la possibilità, grazie alle funzionalità offerte da Dat@gon, di redigere il conto economico della gara e procedere quindi con l’analisi della profittabilità.
A partire dalle voci quotate in offerta, sulla base dei prodotti e servizi, il sistema consente di calcolare il conto economico di gara, individuando le principali voci di costo e di investimento associate all’erogazione della fornitura e mettendo in evidenza quelle che possono maggiormente erodere la profittabilità.
Il progetto di rendicontazione del conto economico è implementato a “quattro mani” con gli analisti del controllo di gestione all’interno delle aziende che, insieme al team di Revorg, definiscono le associazioni tra le voci quotate nelle offerte di gara e i relativi costi aziendali da mappare.
La quadratura dell’analisi si ha quando si confronta Conto Economico previsionale (margine operativo lordo che ci si aspetta da una gara) con il Conto Economico consuntivo (le voci di costo consuntive della fornitura del prodotto/servizio). Mettendo a confronto previsioni e consuntivo è possibile identificare i punti di maggiore dispersione del margine di offerta e prevedere, quindi, i possibili interventi correttivi per migliorare i processi (di trasporto, fornitura, assistenza tecnica, manutenzione, …).
Dat@gon offre la possibilità di effettuare un’analisi dettagliata e in tempo reale che consente di intervenire tempestivamente per indirizzare e ottimizzare il processo al fine di garantire il buon esito della gara.
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