VIVISOL
Revorg gestisce le gare di Vivisol Srl
La società fa parte del Gruppo SOL e opera nel settore delle cure domiciliari, dedicandosi in particolare all’area respiratoria.
“Abbiamo trovato una grande disponibilità nel team che ci segue in Revorg. C’è da parte di tutti una particolare attenzione nel cogliere le nostre richieste e comprendere le esigenze quodidiane, grazie anche a una profonda conoscenza del settore”.
Avv. Stefania Brunori, Responsabile Servizio Gare e Appalti.
“Dat@gon garantisce una perfetta compliance tra la procedura di partecipazione alle gare e quanto previsto dalla normativa 231. In più, possiamo recuperare velocemente le pratiche e avere dati chiari, precisi e spendibili all’interno dell’azienda”.
Avv. Stefania Brunori, Responsabile Servizio Gare e Appalti.
Nato nel 1989, il Gruppo Vivisol è tra i principali player europei nelle cure domiciliari, con la mission di offrire una migliore qualità di vita, permettendo alla persona in difficoltà di vivere in casa propria con i familiari, invece che in ospedale o in una struttura di lunga degenza. Le attività sono dedicate in particolare all’area respiratoria e coprono l’ossigenoterapia, la ventilazione meccanica, la diagnostica e cura della sindrome delle apnee ostruttive del sonno, la nutrizione artificiale, la telemedicina, l’assistenza sanitaria, gli ausili e la prevenzione e cura delle ulcere cutanee. Vivisol Srl oggi opera nei principali paesi dell’Unione Europea, quali Austria, Belgio, Francia, Germania, Grecia, Italia, Olanda, Slovenia, Spagna, Portogallo, Regno Unito, Svizzera, Turchia e in Brasile con oltre 60 centri territoriali, attraverso 10 filiali estere dirette e 2 società con marchio indipendente ma interamente controllate, erogando servizi di assistenza domiciliare ed ospedaliera ad oltre 390.000 pazienti ogni giorno.Vivisol Srl fa parte del Gruppo SOL che, sin dalle origini nel lontano 1927, si è sviluppata nell’attività di produzione, ricerca applicata e commercializzazione di gas tecnici, puri e medicinali.
Riorganizzazione dell’ufficio gare e start-up di un nuovo gestionale.
All’interno dell’ufficio gare della sede italiana di Vivisol Srl lavorano un responsabile, quattro operatori e una risorsa territoriale dedicata. L’organizzazione del lavoro segue la suddivisione geografica della divisione commerciale, con la quale c’è un contatto quotidiano. L’organigramma prevede una Direzione Centrale responsabile delle attività in Italia, Sud Est Europa e Sud America, dalla quale dipendono per il mercato italiano tre Direzioni di Area rispettivamente per il Nord, Centro e Sud, una Direzione Contract Managemet e 4 società controllate. Ogni area ha i propri Responsabili Commerciali territoriali (RCT), che seguono una o più regioni, ai quali rispondono circa 50 funzionari di vendita. L’esecuzione dei contratti è invece demandata a un centinaio di addetti sul territorio. Presso l’head quarter è attiva la Direzione Marketing Vivisol che collabora con il territorio allo sviluppo del progetto di gara e vigila, fra l’altro, sulla congruenza fra quanto si sta presentando nel progetto di gara e quanto è nella disponibilità dell’Azienda (organizzativa, strumentale, logistica, …). L’ufficio gare monitora quotidianamente i bandi di gara, attraverso la consultazione dei siti web dei propri clienti e seguendo le segnalazioni di un partner esterno. Il passaggio a Dat@gon ha coinciso con la riorganizzazione dell’ufficio e ha coinvolto la sede centrale, le direzioni territoriali e gli RCT.
Compliance 231 e tracciabilità del processo di gara.
Per Vivisol Srl era indispensabile la compliance con il modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal Decreto Legislativo 8/06/2001 n. 231. Alcune criticità, in particolare rispetto allo stato di formalizzazione delle procedure, alla suddivisione dei compiti e delle responsabilità, alla tracciabilità e al controllo delle attività erano state segnalate da un audit interno. Problematicità che, a distanza di un anno dall’adozione di Dat@gon, sono tutte rientrate tanto che i valori di compliance sfiorano oggi il 100%. Questo risultato è stato ottenuto anche grazie alle funzionalità messe a disposizione dalla soluzione gestionale sviluppata da Revorg. Dat@gon ha il vantaggio di dare evidenza formale alle scelte svolte nelle fasi decisionali del processo di gara in piena compliance con la normativa degli appalti e con la 231: ogni fase è tracciata e conforme ai principi di controllo, ed è garantita la piena coerenza tra processo, procedura e operatività. Dat@gon consente, inoltre, estrazioni di dati e statistiche che forniscono informazioni certe sul numero di gare alle quali l’azienda ha partecipato: le gare aggiudicate, la tipologia di gara, le aree coperte, il valore di ciascuna gara. Si tratta di indicazioni preziose per tutta la rete coinvolta nel processo: l’Ufficio Gare, la Direzione Centrale e la Forza Vendita.
Gestione del conto economico e fascicolazione dei documenti di gara.
Le gare alle quali Vivisol Srl partecipa richiedono generalmente una trattazione individuale e devono essere necessariamente personalizzate. Per velocizzare il processo e per ridurre il margine di errore si è pensato di creare degli standard che aiutino a predisporre la parte economica in fase di partecipazione alla gara, e agevolino il controllo a consuntivo. Sono state create tipologie standard di gara con conti economici predeterminati, in questo modo l’ufficio gare ha a disposizione una base di partenza reale, tra cui un elenco di costi generali standard. Inoltre, in fase di esecuzione di gara, è possibile controllare che la gara in corso non stia uscendo dal parametro iniziale. L’obiettivo sarà creare un confronto tra il conto economico preventivo e il conto economico consuntivo che renda lo stato dell’arte e supporti nelle future scelte di partecipazione alle gare. Un altro aspetto importante riguarda la fascicolazione dei documenti di gara. Prima di Dat@gon, i dati di gara erano registrati e conservati presso la sede centrale, nell’archivio cartaceo e in quello digitale. Consentendo l’accesso alla documentazione, il commerciale che opera sul territorio può acquisire le informazioni sullo storico per conoscere, ad esempio, com’era stata svolta una gara anni prima, accedere ai bandi, ai contenuti e ai disciplinari, visionare l’offerta e servirsi di dati storici e reali per lavorare su nuovi progetti. L’apertura alla fascicolazione dei documenti di gara permetterà la massima integrazione e condivisione delle informazioni a livello nazionale. La soddisfazione da parte di tutto il personale coinvolto, ha spinto a considerare l’ampliamento del progetto. Il prossimo obiettivo sarà la riorganizzazione della gestione del post gara, attraverso la creazione di un collegamento tra Dat@gon e ERP. In questo modo anche i contratti e i subappalti saranno inseriti e tracciati nella gestione gare.
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