Bouty, gli ordini viaggiano veloci con BeeGood

Bouty, società del gruppo IBSA Institut Biochimique SA, sceglie BeGood per cambiare volto alla gestione ordini e raggiungere maggiore flessibilità operativa e di business analysis.

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BeGood

Flessibile, tracciabile, analitico è quanto di meglio si possa usare per gestire la rete di vendita di una grande casa farmaceutica.

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Gianmarco Carcano, Direttore Commerciale Bouty
Il passaggio alla nuova soluzione per la gestione della rete di vendita è stato realizzato nel rispetto dei tempi e ha avuto un ottimo riscontro da parte dei nostri agenti. BeGood è un sistema semplice, veloce e flessibile che ci tiene informati sullo stato dei clienti in tempo reale. Grazie al servizio di help desk dei professionisti che lavorano in Revorg, ogni dubbio è subito chiarito e tutto funziona al meglio.

L’azienda rappresenta oggi una realtà leader nel settore, da sempre attenta alle specifiche esigenze di pazienti e consumatori, pronta a valorizzare le innovazioni in ambito di ricerca e sviluppo per offrire prodotti all’avanguardia, efficaci e di qualità.

Dopo la recente integrazione con IBSA, avvenuta nel 2010, la “nuova Bouty” offre una gamma di prodotti completa che spazia su diverse aree terapeutiche: respiratoria, dermatologica, otologica, gastro e soprattutto nella medicazione sia di base che avanzata. Bouty si avvale di una rete distributiva consolidata negli anni presente su tutto il territorio italiano, nei canali Farmacia e GDO. Negli ultimi anni, il mercato di Bouty è stato caratterizzato da un andamento positivo, grazie anche alla recente acquisizione di farmaci di punta quali l’antidolorifico Flector, che ha consentito all’azienda di aumentare le proprie quote di mercato e la capillarità distributiva in tutto il territorio nazionale.

Oggi Bouty conta circa 100 dipendenti. La divisione commerciale è composta dal Direttore, dott. Gianmarco Carcano, da 5 area manager e da 45 agenti che coprono il territorio nazionale e presentano i principali prodotti e le varie offerte commerciali in Farmacia e Parafarmacia. I clienti serviti direttamente o tramite Transfer Order sono oggi più di 9.000. A completamento della struttura, un team di marketing di 5 addetti che risponde alla direzione commerciale.

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Il passaggio a BeGood è stato intrapreso all’inizio del 2015, come parte del percorso di rinnovamento dell’area commerciale. Il dott. Carcano, Direttore Commerciale di Bouty, ha infatti avviato un processo di rinnovamento dell’area di sua competenza che ha comportato, tra l’altro, l’adozione di una nuova soluzione per la gestione della rete di vendita. La presenza di un listino di prodotti sempre più complesso e articolato, rendeva indispensabile l’utilizzo di uno strumento informatico in grado di gestire in maniera tempestiva e dettagliata il processo di vendita e le relative informazioni, quali ad esempio una mappatura completa e immediata dei punti vendita attivati, dei prodotti venduti, delle marginalità, dei trend per territorio e per budget.

Per trovare la soluzione che rispondesse meglio alle proprie esigenze, Bouty ha lanciato una software selection. La scelta ha premiato Revorg perché è un fornitore di lunga data (Bouty ha attualmente in uso l’ERP JPharma e la soluzione per la Gestione Gare Dat@gon), con il quale si è creata negli anni una stretta collaborazione basata su collaborazione, conoscenza del settore e professionalità. Bouty ha valutato BeGood come l’offerta migliore dal punto di vista operativo ed economico.

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Un sistema poco flessibile e poco “informato”
In Bouty, come in molte società farmaceutiche, gli agenti operano all’interno di politiche commerciali e di canvass piuttosto stringenti. Ciò non esclude, però, la possibilità di personalizzare le vendite, applicando ad esempio sconti in base ai volumi di fatturato, o alla tipologia del cliente, o su una linea di prodotti particolarmente “trainante”. Il sistema in uso non consentiva alcuna sfumatura fuori dal rigido standard e creava di fatto una blindatura involontaria.
Inoltre, gli agenti si muovevano senza poter accedere ad informazioni aggiornate sullo stato dei clienti e senza conoscerne la solvibilità. Essi ricevevano periodicamente un documento cartaceo con gli insoluti che però non era aggiornato in tempo reale e non dava certezza sullo stato dei pagamenti.

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BeGood, cambia volto alla gestione ordini
Dopo 4 sessioni di training organizzati a scalare per ogni area, i 45 agenti e i 5 capi area di Bouty presenti su tutto il territorio nazionale, sono entrati in piena attività.
La forza vendita usa l’iPad per accedere all’applicativo, pianificare il giro settimanale, definire i percorsi, visualizzare le informazioni relative ai clienti e al loro stato di solvibilità; inoltre, attraverso un sistema di comunicazione continua con la sede centrale, la forza vendita è sempre in linea con le strategie aziendali e gli obiettivi di fatturato.

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Tre vantaggi concreti: flessibilità, business analysis e visibilità finanziaria.

Gli agenti hanno da subito accettato il cambiamento e apprezzato le potenzialità del nuovo sistema. BeGood è duttile nella gestione del lavoro di tutti i giorni e crea un flusso di informazioni da e verso gli agenti di fondamentale importanza per l’allineamento con le strategie aziendali e per il perseguimento dei risultati commerciali di Bouty.
Inoltre, la direzione commerciale ha a disposizione uno strumento semplice e facilmente leggibile per analizzare il lavoro della forza vendita e i risultati raggiunti.
Infine, ciò che ha fatto realmente la differenza è la capacità dell’applicativo di monitorare la situazione finanziaria dei clienti. Un aspetto, questo, che migliora notevolmente l’efficacia del lavoro di vendita. Oggi è possibile organizzare il giro visite sapendo se i clienti da visitare sono in linea con i pagamenti, oppure nel caso in cui non lo fossero, si sa di dover sollecitare l’incasso prima di poter procedere al nuovo ordine.
Con BeGood gli agenti hanno tutto ciò che serve per fare al meglio il proprio lavoro: uno strumento innovativo dal punto di vista grafico e di navigabilità, con funzionalità evolute che migliorano la qualità del loro lavoro.

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In Futuro ancora più accuratezza nell’analisi del processo di vendita.

Come tutte le soluzioni IT, anche BeGood presenta aree di personalizzazione e di ottimizzazione. E a questo punto gioca la competenza di Revorg, una società presente da oltre trent’anni nel Pharma, che non si limita a fornire una soluzione standard, ma grazie alla sua natura di società di consulenza organizzativa, affianca i clienti nel perseguimento di un miglioramento continuo. Tutto ciò che può servire per migliorare la gestione e l’analisi accurata dei dati a livello di forza vendita e di direzione commerciale, diventa l’oggetto di un traguardo in futuro.

Il prossimo obiettivo per Bouty e Revorg è riorganizzare la scheda-cliente in modo da farla diventare ancora più centrale nell’attività quotidiana degli agenti, che avranno in questo modo un solo punto di accesso per conoscere tutte le informazioni indispensabili per pianificare il giro visite e un quadro completo degli acquisti effettuati per prodotto e per linea di prodotto. Si sta lavorando, inoltre, ad alcune integrazioni che permetteranno ai capi area di monitorare le vendite sia per raggruppamento commerciale che per singolo articolo. Infine, Bouty prevede di sviluppare insieme a Revorg una reportistica sui dati generati dal gestionale JPharma su AS/400, una nuova meta che premia il valore di una partnership destinata a durare ancora per molti anni.