A. Menarini Diagnostics, procedure e workflow real-time con Dat@gon

Menarini, primo gruppo italiano farmaceutico del mondo, sceglie la soluzione Revorg Dat@gon per la gestione di gare ed offerte, per una tracciabilità in tempo reale.

Sig. Alessandro Salvadori, Responsabile Ufficio Commerciale e Servizio Clienti
Dat@gon traccia nei minimi dettagli il ciclo di gare ed offerte e ciò ci permette di intervenire con tempestività per agevolare il flusso e raggiungere i nostri obiettivi di business. Il risultato è che si lavora meglio, con più trasparenza e in minor tempo.

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Menarini è il primo gruppo italiano farmaceutico del mondo, presente in oltre cento paesi. Per rispondere in maniera esaustiva e competente alla crescente importanza di indagini diagnostiche e della medicina preventiva, nel 1976 il gruppo ha fondato A. Menarini Diagnostics. Il business della nuova azienda è focalizzato su contratti di distribuzione in esclusiva di strumenti e reagenti e da una piccola produzione di reagenti affiancata ad un laboratorio di Controllo Qualità che garantisce i sistemi prodotti e distribuiti.
La filiale Italia opera nel mercato della Diagnostica in vitro (IVD) e specificamente nei settori: chimica clinica (con tecnologia “dry” e “wet”); esame completo delle urine (chimico fisico e morfologico in completa automazione); diabete (sia nel “self testing” che nei sistemi di laboratorio); immunologia (soprattutto nel campo della immuno-isto-chimica e dell’autoimmunità); ematologia (contaglobuli); point-of-care.
Nel 1997 l’azienda è stata certificata da parte del TÜV Product Service di Monaco di Baviera, per gli standard di qualità ISO 9002, ISO 13488 e EN 46002. Questo riconoscimento premia l’impegno di A. Menarini per il raggiungimento del customer success. Nel luglio 2003 l’azienda ha ottenuto inoltre la certificazione ISO 9001:2000 ISO 13485.

Una partnership di lunga data
Il mercato in cui opera A. Menarini Diagnostics è caratterizzato inprevalenza da gare pubbliche, si tratta di un settore di nicchia, all’interno del quale l’azienda italiana detiene elevatissimi market share, grazie alla capacità di offrire soluzioni e servizi diagnostici completi.
L’attività svolta dall’ufficio commerciale e dall’ufficio gare è trasversale alle altre BU che fanno riferimento ad una funzione marketing e ad una struttura esterna dedicate. Attualmente il Direttore Generale Italia di A. Menarini Diagnostics è il sig. Mauro Romanelli. Da oltre dieci anni A. Menarini Diagnostics si serve della soluzione Dat@gon per la gestione di gare ed offerte. La partnership con Revorg è quotidianamente confermata sia per le caratteristiche del software che risponde perfettamente alle esigenze aziendali, sia per il valore aggiunto apportato dai professionisti Revorg nel fornire risposte adeguate e tempestive.

Tracciabilità del ciclo di gare ed offerte
Il motivo che storicamente ha determinato la scelta di Revorg e che continua ad essere il maggiore punto di forza della soluzione Dat@gon è la tracciabilità del flusso di gestione delle gare. Anche rispetto ad altri prodotti presenti sul mercato, preventivamente valutati, Dat@gon si è rivelato il prodotto più rispondente alle esigenze di A. Menarini Diagnostics.
Con il passare degli anni, le richieste in termini di visibilità sono aumentate e ciò ha spinto l’azienda a richiedere ulteriori sviluppi della soluzione: è necessario che i processi vengano puntualmente tracciati in modo che si sappia chi ha fatto cosa e si conosca in tempo reale lo stato di avanzamento di una procedura di gara o di un’offerta.
A. Menarini Diagnostics ha una forza vendita esterna di circa 90 persone che operano sul territorio italiano e riferiscono ad un ufficio gare di 11 persone. Dat@gon consente ai funzionari tecnico-commerciali di accedere con le proprie credenziali ad un’area riservata, scaricare il modulo offerta e compilarlo, inserendo dati essenziali quali, ad esempio, il cliente e la linea di prodotti ed il pricing da proporre. In genere è la sede centrale, per la gara, ad informare il funzionario
tecnico-commerciale che invia via email proposte e prezzi, mentre per l’offerta il funzionario tecnico-commerciale elabora autonomamente una proposta e la invia all’ufficio gare che, dopo aver effettuato i controlli del caso, registra i dati nell’apposito database ed emette l’offerta.
I funzionari tecnico-commerciali possono, inoltre, consultare i propri documenti di gara e di offerta ed importare ed esportare le informazioni di proprio interesse.
Il foglio generato da Dat@gon e sul quale i funzionari tecnico-commerciali inseriscono le proprie informazioni rispecchia lo standard di A. Menarini Diagnostics e ciò, oltre ad evitare qualsiasi difficoltà di adattamento da parte della forza vendita, semplifica la compilazione di offerte particolarmente complesse come sono, appunto, quelle del settore diagnostico, in cui la selezione e combinazione dei prodotti può essere particolarmente impegnativa.

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Vantaggi misurabili in tempo reale
Con Dat@gon tutti gli attori coinvolti nel processo possono collaborare e trasmettere il proprio contributo, nel rispetto del ruolo aziendale: verificare se ci siano i presupposti per partecipare, registrare la documentazione a supporto, monitorare l’andamento della gara e dell’offerta. Ogni linea di business, all’interno di un sistema di autorizzazioni predefinite, lavora in autonomia e in parallelo, il sistema assembla le informazioni e le consolida in un’unica offerta.
Se non ci sono particolari ostacoli, ad esempio riguardo alla proponibilità di una soluzione o al rispetto della politica commerciale, l’offerta può essere formalizzate nel giro di tre, quattro giorni da quando parte il flusso. È possibile conoscere in tempo reale lo stato di una procedura e ciò rappresenta un notevole guadagno di tempo; inoltre la ricerca sulle pratiche è immediata, trasparente e veloce e il sistema riduce la possibilità di errori grossolani.
Il processo viene così scadenziato nei minimi dettagli: dalla decisione iniziale di partecipazione, alla definizione dei prodotti, alla definizione dei prezzi ed elaborazione delle condizioni economiche e commerciali, al consolidamento dell’offerta, all’analisi della profittabilità complessiva e per ogni singola divisione. Dat@gon contribuisce in questo modo a riscrivere il workflow interno di partecipazione ad una gara e di elaborazione di un’offerta, facilitandone lo svolgimento attraverso strumenti di alert, quali ad esempio mail di notifica che avvertono dell’avvicinarsi delle scadenze, la cui camera di regia è nelle mani dell’ufficio gare.